Creditfactuur Maken als ZZP'er: Wanneer, Hoe en Waarom

Je hebt een factuur verstuurd, de klant heeft betaald en alles lijkt in orde. Maar dan ontdek je een fout in het bedrag. Of de opdrachtgever annuleert alsnog een deel van het project. Wat nu? Je kunt een verstuurde factuur niet zomaar aanpassen of verwijderen. De oplossing is een creditfactuur. In dit artikel lees je precies wanneer je een creditfactuur maakt, wat erop moet staan en hoe je de BTW-correctie goed verwerkt in je administratie.

Wat is een creditfactuur?

Een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, is in feite een negatieve factuur. Het is een nieuw document waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan maakt. De bedragen op een creditfactuur zijn altijd negatief, omdat je hiermee het openstaande bedrag verlaagt of kwijtscheldt.

Het belangrijkste verschil met een gewone factuur is dat een creditfactuur geen nieuw bedrag in rekening brengt, maar juist een eerder gefactureerd bedrag corrigeert. De creditfactuur en de oorspronkelijke factuur staan samen in je boekhouding en vallen tegen elkaar weg.

Wanneer maak je een creditfactuur?

Er zijn verschillende situaties waarin je als ZZP'er een creditfactuur moet maken.

Fout op de factuur

Je hebt een verkeerd uurtarief gehanteerd, te veel uren berekend of een onjuist BTW-tarief toegepast. In dat geval crediteer je de oorspronkelijke factuur en stuur je een nieuwe, correcte factuur.

Annulering van de opdracht

Een project gaat niet door of wordt voortijdig gestopt. Als je al een factuur hebt verstuurd voor werkzaamheden die niet zijn uitgevoerd, maak je een creditfactuur om het bedrag te corrigeren.

Korting achteraf

Je hebt met een klant afgesproken dat er korting wordt verleend na afloop van het project, bijvoorbeeld een volumekorting. De creditfactuur dient dan als bewijs van de prijsverlaging.

Retour of ongedaan maken

In sommige gevallen levert een ZZP'er ook producten. Bij een retourzending maak je een creditfactuur om het aankoopbedrag te crediteren.

Dubbele facturering

Het komt voor dat je per ongeluk twee keer factureert voor dezelfde werkzaamheden. Een creditfactuur corrigeert dit.

Wat moet er op een creditfactuur staan?

Een creditfactuur moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een gewone factuur. De Belastingdienst stelt de volgende verplichte gegevens:

• De vermelding "creditfactuur" of "creditnota" -- zet dit duidelijk bovenaan zodat er geen verwarring ontstaat met een gewone factuur
• Een uniek factuurnummer -- dit nummer moet onderdeel zijn van je doorlopende factuurnummering
• Datum van uitgifte -- de datum waarop je de creditfactuur opmaakt
• Je bedrijfsgegevens -- naam, adres, KvK-nummer en BTW-nummer
• Gegevens van de klant -- naam en adres van de ontvanger
• Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur -- het factuurnummer en de datum van de factuur die je corrigeert
• Omschrijving van de reden -- waarom je crediteert (fout, annulering, korting)
• Het negatieve bedrag -- het bedrag dat wordt gecrediteerd, inclusief BTW-specificatie
• Het BTW-bedrag -- het BTW-tarief dat ook op de oorspronkelijke factuur stond

Bij creditfacturen boven de 1.000 euro inclusief BTW moet je ook het BTW-nummer van de afnemer vermelden.

Creditfactuur en BTW-aangifte

De BTW-correctie is een van de belangrijkste redenen om een creditfactuur zorgvuldig op te stellen. Wanneer je een factuur hebt verstuurd en de BTW hebt afgedragen in je BTW-aangifte, moet je die BTW bij een creditering weer terugvorderen.

Hoe werkt de BTW-correctie?

De gecrediteerde BTW verwerk je in de BTW-aangifte van het tijdvak waarin je de creditfactuur opstelt. Stel dat je in Q1 een factuur van 2.000 euro exclusief BTW hebt verstuurd (420 euro BTW) en je maakt in Q2 een creditfactuur voor het volledige bedrag. Dan trek je in je Q2-aangifte de 420 euro af van je verschuldigde BTW.

Let op: gebruik altijd hetzelfde BTW-tarief als op de oorspronkelijke factuur. Als de eerste factuur 21% BTW bevatte, moet de creditfactuur ook 21% vermelden.

Gedeeltelijke creditering

Je hoeft niet altijd het volledige bedrag te crediteren. Als je bijvoorbeeld 10 uur hebt gefactureerd maar er slechts 8 zijn gewerkt, crediteer je alleen de 2 uur die te veel zijn berekend. De BTW-correctie geldt dan ook alleen over dat gedeelte.

Stap voor stap een creditfactuur maken

Stap 1: Bepaal wat je crediteert

Bekijk de oorspronkelijke factuur en bepaal of je het volledige bedrag of een deel moet crediteren. Noteer de reden voor de creditering.

Stap 2: Maak de creditfactuur aan

Gebruik je boekhoudprogramma om een creditfactuur aan te maken. De meeste programma's hebben hier een speciale functie voor. Je selecteert de oorspronkelijke factuur en het systeem genereert automatisch een creditnota met de juiste negatieve bedragen.

Stap 3: Controleer de gegevens

Controleer of alle verplichte gegevens correct zijn ingevuld, inclusief de verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer en het juiste BTW-tarief.

Stap 4: Verstuur de creditfactuur

Stuur de creditfactuur naar je klant. Bewaar een kopie in je administratie. De klant heeft de creditfactuur ook nodig voor zijn eigen boekhouding.

Stap 5: Verwerk in je administratie

Boek de creditfactuur in je administratie. De negatieve omzet en BTW worden automatisch verwerkt als je een boekhoudprogramma gebruikt.

Veelgemaakte fouten bij creditfacturen

Oorspronkelijke factuur verwijderen: dit mag niet. Een factuur die een factuurnummer heeft gekregen en is verwerkt in je administratie, kun je niet meer verwijderen. Je moet altijd crediteren. Dit is belangrijk voor een sluitende factuurnummering.

Geen verwijzing naar de oorspronkelijke factuur: zonder verwijzing is het voor de Belastingdienst en je klant onduidelijk welke factuur wordt gecorrigeerd.

Verkeerd BTW-tarief: als je op de creditfactuur een ander BTW-tarief hanteert dan op de oorspronkelijke factuur, klopt je BTW-aangifte niet meer.

Te laat crediteren: hoe langer je wacht, hoe groter de kans op fouten in je administratie. Crediteer zo snel mogelijk na het ontdekken van een fout.

Geen creditfactuur maken bij mondelinge afspraken: ook als je mondeling met een klant afspreekt dat een deel van de factuur niet betaald hoeft te worden, moet je dit vastleggen met een creditfactuur. Anders klopt je administratie niet.

Creditfactuur in je boekhoudprogramma

De meeste boekhoudprogramma's voor ZZP'ers ondersteunen creditfacturen. In programma's zoals Moneybird, e-Boekhouden en Exact Online kun je vanuit een bestaande factuur met een paar klikken een creditnota genereren. Het programma vult automatisch de juiste bedragen in, past het negatieve teken toe en verwijst naar het oorspronkelijke factuurnummer.

Als je handmatig factureert, gebruik dan een apart template voor creditfacturen. Zorg dat het woord "creditfactuur" prominent bovenaan staat en dat je dezelfde opmaak aanhoudt als bij je reguliere facturen.

Veelgestelde vragen

Moet een creditfactuur een apart factuurnummer krijgen? Ja. Het creditfactuurnummer moet onderdeel zijn van je doorlopende nummering. Je mag geen gaten laten vallen in je factuurnummers.

Kan ik een creditfactuur sturen als de klant al heeft betaald? Ja. In dat geval moet je het gecrediteerde bedrag terugbetalen aan de klant, of verrekenen met een toekomstige factuur.

Hoe lang moet ik creditfacturen bewaren? Net als alle facturen geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Bewaar zowel de creditfactuur als de oorspronkelijke factuur.

Wat als mijn klant het niet eens is met de creditfactuur? Overleg altijd eerst met je klant voordat je een creditfactuur stuurt. Een creditfactuur is een eenzijdige correctie, maar goede communicatie voorkomt misverstanden.