Factuur Verplichte Gegevens ZZP: Wat Moet Erop Staan?

Een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet, kan problemen opleveren. Je klant kan de BTW niet aftrekken, de Belastingdienst kan je een boete geven en het ziet er onprofessioneel uit. In dit artikel vind je precies wat er op je factuur moet staan.

De verplichte factuurgegevens

Volgens de Wet op de omzetbelasting moet elke factuur de volgende gegevens bevatten:

1. Jouw gegevens (als verzender)

• Bedrijfsnaam (zoals ingeschreven bij de KvK)
• Adres van je onderneming
• KvK-nummer
• BTW-identificatienummer (begint met NL, eindigt op B01, B02, etc.)

2. Klantgegevens

• Naam van de klant of het bedrijf
• Adres van de klant
• Bij B2B-facturen idealiter ook het BTW-nummer van de klant (verplicht bij intracommunautaire leveringen)

3. Factuurnummering en datum

• Factuurnummer -- doorlopend en uniek. Je mag geen nummers overslaan.
• Factuurdatum -- de datum waarop je de factuur opmaakt
• Datum van levering -- wanneer je de dienst hebt geleverd (als deze afwijkt van de factuurdatum)

4. Omschrijving en bedragen

• Duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Aantal en eenheidsprijs (indien van toepassing)
• Bedrag exclusief BTW
• Het BTW-tarief (21%, 9%, of 0%)
• Het BTW-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief BTW

5. Betaalgegevens

Dit is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden:

• IBAN-rekeningnummer waarop je betaald wilt worden
• Betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen)
• Tenaamstelling van de bankrekening

Bijzondere situaties

Factuur bij de KOR (Kleineondernemersregeling)

Als je de KOR gebruikt, zet je geen BTW op je factuur. In plaats daarvan vermeld je de tekst:

Vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 25 Wet op de omzetbelasting 1968

Je hoeft dan geen BTW-nummer te vermelden.

Factuur naar het buitenland (EU)

Bij diensten aan zakelijke klanten in de EU geldt BTW-verlegd. Op je factuur vermeld je:

• Het BTW-nummer van je klant
• De tekst: BTW verlegd of VAT Reverse Charged
• Geen BTW berekenen

Factuur naar buiten de EU

Bij diensten aan klanten buiten de EU bereken je geen BTW. Vermeld op de factuur dat de levering buiten de EU plaatsvindt.

Factuur onder 100 euro (vereenvoudigde factuur)

Bij bedragen onder de 100 euro inclusief BTW mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens. Je moet dan vermelden:

• Je naam en adres
• Factuurdatum
• Omschrijving van de dienst
• Het totaalbedrag inclusief BTW
• Het BTW-tarief

Voorbeeld factuur eenmanszaak

Een goede factuur voor een ZZP'er met eenmanszaak ziet er zo uit:

Jouw Bedrijfsnaam Straatnaam 123 1234 AB Plaatsnaam KvK: 12345678 BTW: NL123456789B01

Aan: Klant BV Klantstraat 456 5678 CD Klantplaats

Factuur #2026-042 Datum: 4 april 2026 Leveringsdatum: 1-31 maart 2026

| Omschrijving | Aantal | Tarief | Bedrag | |---|---|---|---| | Webdesign homepage | 1 | 2.000,00 | 2.000,00 | | Logo-ontwerp | 1 | 500,00 | 500,00 | | | | Subtotaal | 2.500,00 | | | | BTW 21% | 525,00 | | | | Totaal | 3.025,00 |

Graag betalen binnen 14 dagen op rekeningnummer NL12 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Jouw Bedrijfsnaam.

Veelgemaakte fouten

1. Geen doorlopende factuurnummering

Je factuurnummers moeten oplopend en uniek zijn. Gebruik een systeem zoals 2026-001, 2026-002, etc. Sla geen nummers over.

2. BTW-nummer vergeten

Zonder BTW-nummer kan je klant de BTW niet aftrekken. Dit levert problemen op bij een controle.

3. Onduidelijke omschrijving

Werkzaamheden maart is te vaag. Beschrijf specifiek wat je hebt geleverd: Ontwerp en ontwikkeling van de homepage inclusief responsive design.

4. Verkeerd BTW-tarief

Het standaardtarief is 21%. Het verlaagde tarief (9%) geldt maar voor specifieke goederen en diensten. De meeste freelancers gebruiken 21%.

5. Factuurdatum en leveringsdatum ontbreken

Beide data zijn verplicht als ze van elkaar afwijken. De Belastingdienst kijkt hier bij controles naar.

6. Geen betalingstermijn vermelden

Zonder betalingstermijn geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Vermeld altijd een specifieke termijn zodat je duidelijk bent richting je klant.

Tips voor professionele facturen

• Gebruik een boekhoudprogramma -- het vult de verplichte gegevens automatisch in
• Maak een sjabloon als je handmatig factureert
• Verstuur facturen direct na levering of aan het einde van de maand
• Bewaar een kopie van elke factuur (minimaal 7 jaar)
• Stuur facturen als PDF -- niet als Word-bestand dat gewijzigd kan worden

Veelgestelde vragen

Moet mijn KvK-nummer op de factuur? Ja, het KvK-nummer is verplicht op alle zakelijke correspondentie, inclusief facturen.

Mag ik in het Engels factureren? Ja, dat mag. De Belastingdienst accepteert facturen in het Nederlands, Engels, Frans en Duits.

Moet ik een bankrekening op naam van mijn bedrijf hebben? Dat is niet verplicht maar wel sterk aan te raden. Het maakt je administratie overzichtelijker en ziet er professioneler uit.

Hoe lang moet ik facturen bewaren? Minimaal 7 jaar. Digitaal bewaren is voldoende.

Lees ook onze gids over KOR aanmelden als je overweegt geen BTW te berekenen, of de boekhouding beginnersgids.