Factuur Sturen naar het Buitenland: BTW-regels voor ZZP'ers (2026)

De eerste keer dat je als freelancer een klant uit Duitsland, de VS of Australië factureert, twijfel je: moet er btw op? Welke tekst komt op de factuur? Moet ik iets extra's aangeven? De regels voor internationale facturatie zijn niet moeilijk, maar je moet wél weten welke categorie van toepassing is. In dit artikel vind je de regels voor 2026 overzichtelijk op een rij.

Drie hoofdsituaties

Bij een factuur naar het buitenland zijn er drie situaties die elk hun eigen regels hebben:

Zakelijke klant in EU-land (B2B binnen EU)
Particuliere klant in EU-land (B2C binnen EU)
Klant buiten de EU (zakelijk of particulier)

Het verschil bepaalt of je btw berekent, in welk land, en of je iets extra's moet aangeven bij de Belastingdienst.

Beslisboom buitenlandse factuur

Situatie 1: Zakelijke klant in EU-land (B2B binnen EU)

Dit komt het vaakst voor. Een Nederlandse freelancer factureert een bedrijf in België, Duitsland of een ander EU-land. De hoofdregel voor diensten (B2B): de dienst is belast in het land van de afnemer. In de praktijk betekent dit dat je btw verlegt naar de klant.

Wat komt er op de factuur?

Je eigen btw-nummer
Het btw-identificatienummer van de klant (verplicht controleren via VIES)
0% btw of helemaal geen btw-regel
De vermelding "btw verlegd" of "VAT reverse-charged" (Engels mag)
Verder alle normale factuurgegevens

Wat moet je doen?

Controleer het btw-nummer van je klant via de VIES-database van de Europese Commissie. Zonder geldig nummer mag je niet verleggen en moet je Nederlandse btw rekenen.
Maak de factuur zonder btw-bedrag, met de verplichte vermelding btw verlegd.
Geef de dienst aan in de btw-aangifte in rubriek 3b (leveringen naar landen binnen de EU).
Dien een ICP-opgaaf in (Opgaaf Intracommunautaire Prestaties) parallel aan je kwartaalaangifte. Daarin lijst je per EU-klant het totaalbedrag op.

De ICP is verplicht, ook als het 0% btw is. Vergeten leidt tot boetes.

Situatie 2: Particulier in EU-land (B2C binnen EU)

Factuur je een privépersoon in bijvoorbeeld Duitsland voor een online dienst of product? Dan gelden er andere regels.

Hoofdregel: Nederlandse btw

Voor de meeste diensten aan EU-particulieren bereken je gewoon Nederlandse 21% btw op de factuur. Dit geldt onder andere voor advies, ontwerp, coaching en consultancy.

Uitzondering: digitale diensten en verkoop op afstand (OSS)

Voor telecommunicatie-, omroep- en elektronische diensten (TBE-diensten) én voor fysieke verkoop op afstand gelden afwijkende regels. Hierover mag je in het EU-land van de klant btw rekenen zodra je totale omzet naar alle EU-particulieren meer dan 10.000 euro per jaar bedraagt.

Onder die drempel: gewoon Nederlandse btw. Boven die drempel: btw van het land van de klant, af te dragen via de One Stop Shop (OSS) regeling. Via OSS dien je per kwartaal één centrale aangifte in bij de Nederlandse Belastingdienst, die het bedrag verdeelt over de EU-landen. Zo hoef je niet in elk land een eigen btw-nummer aan te vragen.

Typische freelancers die met OSS te maken krijgen: verkopers van e-books, online cursussen, software, templates en SaaS-abonnementen aan consumenten.

Situatie 3: Klant buiten de EU

Factureer je aan een klant in de VS, het VK, Canada, Australië of elk ander niet-EU land? Dan zijn de regels eenvoudig.

Voor diensten: je zet geen btw op de factuur. Deze transactie valt buiten het Nederlandse btw-systeem. Je geeft de omzet wel aan in rubriek 3a van de btw-aangifte (leveringen/diensten naar landen buiten de EU).

Voor goederen: export naar buiten de EU is ook 0% btw, met bewijs van uitvoer.

ICP-opgaaf hoef je niet in te dienen voor niet-EU klanten. OSS is niet van toepassing. Wel kan het zo zijn dat het land van je klant eigen belastingregels heeft (bijvoorbeeld GST in Australië of sales tax in de VS). Check dat altijd — soms moet je je registreren in het buitenland als je structureel daar werkt.

Wat komt er op de factuur?

Normale factuurgegevens
Geen btw-bedrag
Vermelding "outside scope of EU VAT" (Engels is gebruikelijk)
Je eigen btw-nummer voor volledigheid

Het btw-nummer controleren via VIES

Voor elke B2B-factuur naar de EU moet je het btw-nummer van je klant verifiëren. Dat doe je gratis via de VIES-tool van de Europese Commissie. Voer het land en het nummer in, en VIES toont in enkele seconden of het geldig is. Bewaar een schermafdruk of noteer de datum van controle in je administratie — bij een controle kan de Belastingdienst hierom vragen.

Ongeldig btw-nummer? Dan mag je niet verleggen. Je rekent de klant dan Nederlandse 21% btw, totdat ze een geldig nummer aanleveren.

Valuta en wisselkoersen

Factureer je in vreemde valuta (bijvoorbeeld dollars of ponden)? Dan mag dat, maar je moet het bedrag voor je Nederlandse administratie omrekenen naar euro's volgens de koers van de factuurdatum. De meeste boekhoudprogramma's doen dit automatisch als je de valuta invult bij de factuur.

Let op: valutaverschillen tussen factuurdatum en betaaldatum zijn fiscaal zichtbaar als koerswinst of koersverlies. Grote verschillen moet je apart boeken.

Veelgemaakte fouten

Btw rekenen terwijl je had moeten verleggen. Je klant betaalt dan te veel en kan dit moeilijk terugkrijgen. Correctie via creditnota en nieuwe factuur.

ICP-opgaaf vergeten. De Belastingdienst stuurt een reminder, maar bij structureel vergeten komen er boetes.

Btw-nummer niet verifiëren via VIES. Bij controle moet je kunnen aantonen dat je geverifieerd hebt. Zonder bewijs kun je naheffingen krijgen.

Digitale producten aan EU-particulieren zonder OSS. Boven de 10.000 euro moet je OSS gebruiken. Kleine verkopers vergeten dit makkelijk.

Engels op de factuur vergeten vertalen. De Belastingdienst accepteert Engelse facturen, maar sommige EU-landen eisen lokale taal of minimaal een Engels-Duits-Frans drietaal. Engels is meestal veilig.

Praktisch voorbeeld

Stel, je bent een Nederlandse SEO-consultant en werkt voor drie buitenlandse klanten in één kwartaal:

Marketingbureau in België (B2B-EU) – 3.000 euro. Je verlegt btw, geeft aan in rubriek 3b en in ICP.
Online cursusmaker-freelancer in Spanje (B2B-EU) – 1.500 euro. Zelfde behandeling.
Tech startup in Californië (B2B buiten EU) – 2.500 euro. Geen btw, aangeven in rubriek 3a.

Op je btw-aangifte vul je dus 0% btw voor deze omzet, maar je meldt de EU-transacties wel apart op de ICP-opgaaf (totaal 4.500 euro in dit voorbeeld). Zie ook BTW-aangifte stap voor stap voor de complete aangifte.

Veelgestelde vragen

Moet mijn factuur in het Engels? Niet verplicht, maar wel praktisch. Engels is internationaal geaccepteerd. Voor Duitse klanten is een Duitse factuur netter, maar niet vereist.

Wat als mijn klant weigert btw verlegd te accepteren? Dan heeft je klant het btw-nummer niet geactiveerd voor intracommunautaire transacties. Vraag hen contact op te nemen met hun belastingdienst. Tot dan mag je Nederlandse btw rekenen.

Heb ik een btw-nummer nodig in elk EU-land waar ik verkoop? Voor diensten aan bedrijven: nee, want de afnemer draagt de btw af via verlegging. Voor verkoop aan particulieren boven de 10.000 euro gebruik je OSS, dan heb je ook maar één Nederlands loket nodig.

Mag ik als KOR-deelnemer internationaal factureren? Ja, maar de regels zijn complex. De KOR is een Nederlandse vrijstelling en geldt niet automatisch in het buitenland. Vraag in dit specifieke geval advies aan je boekhouder.

Wat is het verschil tussen ICP en OSS? ICP is voor B2B-diensten binnen de EU (opgaaf intracommunautaire prestaties). OSS is voor B2C-verkopen aan EU-particulieren boven 10.000 euro. Beide hebben hun eigen formulieren en termijnen.

Conclusie

Internationaal factureren is voor Nederlandse ZZP'ers goed te doen als je onthoudt in welke van de drie situaties je zit. Voor zakelijke EU-klanten verleg je btw en dien je ICP in. Voor particuliere EU-klanten reken je Nederlandse btw, tenzij je boven de 10.000 euro OSS gebruikt. Voor klanten buiten de EU zet je geen btw op de factuur en hoef je geen extra opgaaf te doen. Controleer altijd het btw-nummer via VIES en bewaar je bewijs. Zo voorkom je bij controle ongemakken en achteraf bijstellingen.

Dit artikel geeft algemene uitleg. Voor specifieke situaties (verkoop op afstand, KOR, buitenlandse vaste inrichtingen) is overleg met een boekhouder of belastingadviseur verstandig.