Factuur Sturen naar Buitenland: BTW-Regels voor ZZP'ers in 2026

Een klant uit Duitsland meldt zich, een studio uit Belgie wil je inhuren, of je landt een opdracht voor een Amerikaanse startup. Geweldig nieuws — maar dan het saaie vervolg: wat doe je met de BTW op je factuur? De antwoorden hangen af van twee dingen: waar zit je klant en is het een bedrijf of een particulier? In dit artikel leg ik de BTW-regels voor facturatie naar het buitenland in 2026 rustig uit, inclusief de ICP-opgaaf en wat er op je factuur moet staan.

Stap 1: Zakelijke klant of particulier?

De eerste vraag die je altijd stelt: is mijn klant een ondernemer (B2B) of een consument (B2C)? Dit bepaalt welke BTW-regels gelden en wat er op je factuur komt. Een "ondernemer" in EU-termen is iemand met een geldig BTW-identificatienummer (dat is bij Nederlandse ZZP'ers het nummer dat begint met NL en eindigt op B01).

Stap 2: Binnen de EU of daarbuiten?

Dat tweede onderscheid, gecombineerd met de eerste vraag, geeft je vier mogelijke scenario's. Ik loop ze achtereenvolgens af.

Scenario 1: Zakelijke klant binnen de EU (B2B)

Dit is het meest voorkomende scenario voor veel ZZP'ers. Je klant is een bedrijf in Belgie, Duitsland, Frankrijk, Italie of een ander EU-land. De hoofdregel: je brengt geen Nederlandse BTW in rekening. In plaats daarvan verleg je de BTW naar je klant, die het zelf in zijn eigen land afdraagt. Op je factuur staat dan geen BTW-bedrag, maar wel de tekst "BTW verlegd" of de Engelse variant "VAT reverse charged".

Wat moet er op de factuur staan?

• Jouw naam, adres en BTW-identificatienummer (NL....B01).
• Naam, adres en het buitenlandse BTW-identificatienummer van je klant.
• Factuurbedrag exclusief BTW.
• De vermelding "BTW verlegd" of "VAT reverse charged".
• Een duidelijk factuurnummer en factuurdatum.

Cruciaal: voordat je de factuur stuurt, controleer je het BTW-nummer van je klant in VIES, de online database van de Europese Commissie (ec.europa.eu/taxation_customs/vies). Alleen als het nummer daar als geldig wordt teruggegeven, mag je de BTW verleggen. Lees ook onze uitleg over BTW verleggen op een factuur voor de exacte tekstformuleringen.

Na afloop van het kwartaal doe je Opgaaf ICP: een korte opgave bij de Belastingdienst waarin je vermeldt welke bedragen je aan welke EU-afnemers (met welke BTW-nummers) hebt gefactureerd. Deze opgaaf komt bovenop je gewone BTW-aangifte.

Scenario 2: Particuliere klant binnen de EU (B2C)

Verkoop je diensten aan een Duitse of Franse consument? Dan is de hoofdregel voor diensten: je rekent gewoon 21% (of 9%) Nederlandse BTW op de factuur, net zoals bij een Nederlandse particulier. Geen ICP-opgaaf, geen verlegging — het voelt als een binnenlandse factuur.

Let op: voor specifieke diensten (zoals digitale diensten, telecommunicatie, vervoer of onroerend goed) gelden afwijkende regels. Digitale diensten aan EU-particulieren vallen bijvoorbeeld onder de "OSS"-regeling (One Stop Shop), waarbij je BTW van het land van de klant in rekening brengt. Check dit voor je specifieke dienst, of overleg met je boekhouder.

Scenario 3: Zakelijke klant buiten de EU (B2B)

Werk je voor een bedrijf in de VS, UK, Zwitserland, Australie of een ander niet-EU-land? Dan valt de dienst in principe buiten de Nederlandse BTW-wet. Je factureert zonder BTW, en in plaats van "BTW verlegd" vermeld je op de factuur iets als "Outside scope of EU VAT" of "No VAT — service supplied outside the EU". Een ICP-opgaaf is niet nodig, want ICP is alleen voor EU-transacties.

Wat wel belangrijk is: je moet kunnen bewijzen dat je klant daadwerkelijk buiten de EU gevestigd is. Houd KvK-uittreksels, contracten of correspondentie bij waaruit dat blijkt.

Scenario 4: Particuliere klant buiten de EU (B2C)

Dit komt voor bij online cursussen, e-books, coachingprogramma's en consulting aan particulieren in bijvoorbeeld de VS. Voor diensten aan niet-EU-particulieren is de hoofdregel dat je geen Nederlandse BTW rekent, mits de dienst daadwerkelijk buiten de EU wordt verbruikt. Net als bij B2B-niet-EU vermeld je dit duidelijk op de factuur. Let wel op lokale belastingwetten in het land van je klant — sommige landen (vooral Noorwegen, Zwitserland, Australie) verwachten dat je je daar als buitenlandse dienstverlener registreert zodra je boven een bepaalde drempel uitkomt.

Valuta: factureer in euro of lokale munt?

Je mag in elke valuta factureren, maar je administratie en BTW-aangifte moeten in euro's. Maak je een factuur in dollars of ponden, zorg dan dat je in je boekhoudprogramma de juiste wisselkoers op de factuurdatum vastlegt. Veel boekhoudpakketten (Moneybird, e-Boekhouden, Informer) ondersteunen dit automatisch. Voor meer details over factuurinhoud in het algemeen, zie wat moet er op een factuur staan.

Veelgemaakte fouten

1. BTW verleggen zonder geldig VIES-nummer — als het nummer niet valideert, ben je zelf aansprakelijk voor de BTW.
2. ICP-opgaaf vergeten — dit levert boetes op, ook als je BTW-aangifte zelf klopt.
3. Diensten aan EU-particulieren behandelen als B2B — consumenten hebben geen BTW-nummer, dus gewoon 21% NL-BTW.
4. Onduidelijke factuurtekst — "BTW verlegd" of "VAT reverse charged", niet iets vaag als "BTW niet van toepassing".
5. Valuta niet vastleggen — leidt tot problemen bij controle en jaarafsluiting.

Wat als je de KOR gebruikt?

Als je aan de kleineondernemersregeling meedoet, reken je in Nederland geen BTW. Voor diensten aan EU-ondernemers geldt dat de verleggingsregel nog steeds kan spelen, maar de details zijn iets anders. Overleg in dat geval altijd met je boekhouder of de Belastingdienst.

Tot slot

Internationaal factureren is minder ingewikkeld dan het lijkt zodra je het stramien snapt: is het B2B of B2C, en is het binnen of buiten de EU. Die twee vragen leiden je direct naar het juiste regime. Check VIES, houd ICP bij en leg je valutakoersen goed vast. Doe je het een keer goed, dan wordt elke volgende buitenlandse factuur een kwestie van routine.

De BTW-regels voor grensoverschrijdende diensten zijn complex en kennen uitzonderingen per dienstensoort en per land. Dit artikel geeft de hoofdlijnen voor 2026. Voor specifieke situaties — met name digitale diensten, onroerend goed, vervoer en combinaties van leveringen — adviseren we altijd een boekhouder of de Belastingdienst te raadplegen.