Voorschotfactuur als Freelancer: Voorbeeld en Regels 2026
Een voorschotfactuur sturen als freelancer: wanneer het handig is, hoe je de BTW verrekent op de eindfactuur en wat erop moet. Met concreet voorbeeld.
Grote projecten aannemen zonder enige aanbetaling is riskant: je investeert wekenlang tijd, terwijl de klant theoretisch op het laatste moment kan terugkrabbelen. Een voorschotfactuur (ook wel aanbetalingsfactuur genoemd) is de oplossing. Je vraagt vooraf een deel van het bedrag en trekt dat later af van je eindfactuur. In dit artikel lees je precies hoe het werkt, wat er op de factuur moet en hoe je de BTW correct verrekent in 2026.
Wat is een voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur is een factuur waarmee je een deel van het totale bedrag vooraf in rekening brengt, voordat de dienst is geleverd of het project is afgerond. Het voorschot kan een vast bedrag zijn (bijvoorbeeld 2.000 euro) of een percentage van het totaal (25%, 50%). Op de uiteindelijke eindfactuur verreken je wat je al hebt ontvangen, zodat de klant alleen het resterende bedrag hoeft te betalen.
De termen voorschotfactuur, aanbetalingsfactuur en deelfactuur worden vaak door elkaar gebruikt. Ze verwijzen in de Nederlandse praktijk naar hetzelfde: een officiële factuur voor een deel van de totale opdrachtwaarde.
Belangrijk: een voorschotfactuur is een volwaardige factuur. Alle wettelijke factuureisen gelden, en je moet er BTW over berekenen. Het is geen pro forma of vrijblijvend document.
Wanneer gebruik je een voorschotfactuur?
In de praktijk is een voorschot zinvol in deze situaties:
- Grote projecten met een looptijd van meer dan een paar weken
- Materiaal- of licentiekosten die je voorschiet aan de klant
- Nieuwe klanten waarmee je nog geen betalingsgeschiedenis hebt
- Maatwerk dat niet aan andere klanten te verkopen is bij annulering
- Projectfases waarbij je na elke fase wilt afrekenen
- Internationale klanten waarmee incasso lastiger zou zijn
- Retainers of abonnementen waar de klant vooraf betaalt
De gangbare verdeling is 30% tot 50% vooraf, de rest bij oplevering. Voor zeer grote projecten kun je ook werken met drie of vier deelfacturen verspreid over de looptijd.
Wat moet er op een voorschotfactuur staan?
Alle reguliere verplichte factuurgegevens gelden. Daarnaast vermeld je specifiek dat het om een voorschot gaat:
- Factuurnummer — doorlopend in je normale factuurreeks
- Factuurdatum en uiterste betaaldatum
- Jouw gegevens: naam, adres, KvK-nummer, btw-id
- Klantgegevens
- Omschrijving: "Voorschotfactuur voor [projectomschrijving]" of "1e termijn van [totale opdracht]"
- Bedrag exclusief BTW van het voorschot
- BTW-percentage en BTW-bedrag
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Verwijzing naar de offerte of opdracht waarop het voorschot betrekking heeft
- Vermelding dat verrekening plaatsvindt op de eindfactuur
Een voorschotfactuur krijgt gewoon het volgende nummer in je reeks. Je maakt geen apart nummerspoor. Zie onze gids over verplichte factuurnummering voor de regels.
Hoe zit het met de BTW?
De Belastingdienst is hier helder: je berekent BTW over het voorschot tegen hetzelfde tarief dat voor de eindfactuur geldt. Die BTW geef je aan in het tijdvak waarin je de voorschotfactuur verstuurt (bij het factuurstelsel).
Concreet voorbeeld
Stel: je neemt een webdesignopdracht aan van 8.000 euro exclusief BTW. Je spreekt met de klant af dat 40% vooraf wordt betaald, de rest bij oplevering.
Voorschotfactuur (nr. 2026-014, 1 april 2026):
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Voorschot 40% op project 'Website X' (offerte 2026-OF-09) | 3.200,00 |
| BTW 21% | 672,00 |
| Totaal | 3.872,00 |
Je draagt 672 euro BTW af in Q2 2026.
Eindfactuur (nr. 2026-032, 15 juni 2026):
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Projectwerk 'Website X' — totaal opdrachtwaarde | 8.000,00 |
| Af: voorschotfactuur 2026-014 (ex. BTW) | -3.200,00 |
| Resterend bedrag | 4.800,00 |
| BTW 21% over resterend | 1.008,00 |
| Totaal eindfactuur | 5.808,00 |
De klant betaalt dus 3.872 + 5.808 = 9.680 euro in totaal, wat exact 8.000 × 1,21 is. De BTW verrekent automatisch correct: 672 + 1.008 = 1.680 euro, ofwel 21% van 8.000 euro.
Twee BTW-tarieven
Bevat het project zowel 21% als 9% BTW (bijvoorbeeld een mix van dienstverlening en boekenlevering), dan splits je het voorschot proportioneel over beide tarieven. Bij de eindfactuur crediteer je per tarief, waarna verschillen automatisch rechttrekken.
Annulering
Gaat het project alsnog niet door na betaling van het voorschot? Dan verzend je een creditfactuur voor het volledige voorschotbedrag inclusief BTW. Zolang jij het geld nog niet daadwerkelijk hebt ontvangen van de klant én de opdracht niet doorgaat, bestaat onder voorwaarden een uitzondering waarbij geen BTW verschuldigd is — raadpleeg hiervoor bij twijfel de Belastingdienst of een fiscalist. Lees meer over creditfactuur maken.
Voorbeeldtekst op je voorschotfactuur
Houd de factuur professioneel maar duidelijk. Een simpele omschrijvingsregel die altijd werkt:
"Voorschot (40%) op opdracht [projectnaam] conform offerte [nummer] d.d. [datum]. Het resterende bedrag wordt bij oplevering gefactureerd en het voorschot wordt alsdan verrekend."
Dit maakt voor de klant én voor jouw administratie kristalhelder waar het bedrag bij hoort.
Voorschotfactuur in de opdrachtovereenkomst
Vraag niet pas achteraf om een voorschot — leg het vooraf vast in je offerte en/of opdrachtbevestiging. Een standaardzin die je kunt gebruiken:
"De opdrachtgever betaalt bij aanvang een voorschot van 40% van het totaalbedrag. Werkzaamheden starten na ontvangst van dit voorschot. Het resterende bedrag wordt gefactureerd bij oplevering en verrekend met het voorschot."
Zet dit bij voorkeur ook in je algemene voorwaarden, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te onderhandelen.
Voor- en nadelen
Voordelen:
- Cashflow: je krijgt eerder geld binnen
- Commitment: een klant die heeft betaald, annuleert minder snel
- Risicobeperking: bij problemen ben je niet alles kwijt
- Professioneel: voor grotere projecten is dit de industriestandaard
Nadelen:
- Drempel: sommige klanten zien een voorschot als "moeten voorschieten"
- BTW-administratie: iets complexer dan één eindfactuur
- Reputatie: bij zeer kleine opdrachten kan het oncomfortabel overkomen
Voor projecten onder de 1.000 euro is een voorschot meestal niet de moeite. Daarboven loont het zich bijna altijd om ernaar te vragen.
Veelgestelde vragen
Moet ik een voorschot verplicht vragen?
Nee, het is jouw keuze. Er is geen wettelijke verplichting. Wel is het een veelgebruikte praktijk bij projecten vanaf 1.500-2.000 euro.
Mag ik 100% vooraf factureren?
Ja, dat kan. Dan is er geen eindfactuur nodig. Wel moet de factuur duidelijk aangeven waarvoor je betaalt en wanneer levering plaatsvindt. Sommige klanten vinden volledige voorafbetaling onprettig — een deelverdeling is vaak acceptabeler.
Wat als ik meer uren maak dan begroot?
Dan bereken je het meerwerk op de eindfactuur. Voorschotten zijn gebaseerd op de begrote opdracht. Eventuele uitbreidingen factureer je daarbovenop, met een aparte omschrijving en BTW-berekening.
Tel ik BTW over het voorschot mee in hetzelfde kwartaal?
Ja. Bij het factuurstelsel hoort de BTW van de voorschotfactuur in het tijdvak waarin je de factuur hebt verstuurd, ongeacht of de klant al heeft betaald. Bekijk onze BTW-aangifte stap voor stap voor de details.
Wat als de eindopdracht lager uitvalt dan gepland?
Stel, je hebt 3.200 euro voorschot gefactureerd maar het project wordt voor 2.800 euro opgeleverd. Dan stuur je geen eindfactuur voor het positieve bedrag, maar een creditfactuur voor het verschil (400 euro + BTW). Alternatief: afspraak maken om het verschil in een volgend project te verrekenen.
Samenvatting
Een voorschotfactuur is een officiële factuur waarmee je vooraf een deel van de opdrachtwaarde in rekening brengt. Je berekent er normaal BTW over tegen het tarief van de eindfactuur, en verrekent het voorschot op de eindfactuur door het exclusief BTW-bedrag af te trekken van het totaal. Voor projecten vanaf 1.500-2.000 euro is werken met voorschotten de standaard: het beperkt je risico, versterkt je cashflow en zorgt dat klanten echt committed zijn aan het traject. Leg de verdeling altijd vast in je offerte of opdrachtbevestiging en gebruik een duidelijke omschrijving op de factuur, zodat de relatie tot het project voor iedereen helder is.
Let op: dit artikel geeft algemene informatie over facturatieregels. Voor specifieke situaties met BTW of annuleringen is het verstandig een boekhouder of de Belastingdienst te raadplegen.