Offerte Geldigheid: Hoe Lang Is een Offerte Geldig en Wat Zijn de Regels?

Je stuurt een offerte naar een potentiele klant en dan wordt het stil. Dagen gaan voorbij, weken. Ondertussen stijgen je kosten, verandert je planning en vraag je je af: ben ik nog gebonden aan die prijs? De geldigheidstermijn van je offerte bepaalt precies dat. In dit artikel leggen we uit hoe lang een offerte geldig is, wanneer je eraan vastzit en hoe je jezelf beschermt.

Er is geen wettelijke termijn

Laten we beginnen met het belangrijkste: er bestaat in Nederland geen wettelijke standaardtermijn voor de geldigheid van een offerte. Als freelancer bepaal je zelf hoe lang je offerte geldig is. De wet zegt alleen dat een aanbod gedurende een "redelijke termijn" geldt als je geen termijn vermeldt.

Wat "redelijk" is, hangt af van de omstandigheden: de branche, de complexiteit van het project en hoe snel prijzen kunnen veranderen. In de praktijk is 30 dagen de meest gebruikelijke termijn, maar 14 dagen of zelfs 7 dagen kan net zo goed passend zijn.

Het cruciale punt: als je geen geldigheidstermijn op je offerte zet, loop je het risico dat een klant maanden later nog aanklopt en verwacht dat je voor dezelfde prijs levert.

Vast aanbod vs. vrijblijvende offerte

Bindend vs. vrijblijvend: het verschil dat ertoe doet

In het Nederlandse recht (artikel 6:217 BW) zijn er twee soorten offertes:

Het vaste aanbod (bindend)

Dit is de standaard. Als je een offerte stuurt zonder de vermelding "vrijblijvend", is het een vast aanbod. Dat betekent:

Je bent gebonden aan de prijs en voorwaarden gedurende de geldigheidstermijn
Zodra de klant accepteert, is er een overeenkomst — of je dat nu nog wilt of niet
Je kunt de offerte niet meer intrekken of wijzigen
Acceptatie per e-mail is juridisch net zo geldig als een handtekening op papier (art. 3:37 BW)

De vrijblijvende offerte

Bij een vrijblijvende offerte vermeld je expliciet dat het aanbod vrijblijvend is. Dit geeft je meer flexibiliteit:

Je kunt de offerte wijzigen of intrekken, zelfs nadat de klant heeft geaccepteerd
De intrekking moet dan wel onverwijld (direct) na acceptatie gebeuren
De klant heeft minder zekerheid over de afgesproken prijs en voorwaarden

Een vrijblijvende offerte is handig als je te maken hebt met sterk wisselende inkoopprijzen, onduidelijke scope of als je meerdere offertes tegelijk uitstaat.

Welke termijn kies je als freelancer?

De keuze hangt af van je situatie:

14 dagen — geschikt als:

Je agenda snel vol raakt en je planning krap is
Het een klein, helder afgebakend project betreft
Je de klant wilt aanmoedigen om snel te beslissen

30 dagen — de standaard, geschikt als:

Het project gemiddeld complex is
De klant intern overleg nodig heeft
Je prijzen relatief stabiel zijn

60-90 dagen — alleen als:

Het een groot project is met meerdere beslissers
De klant een overheidsinstelling of groot bedrijf is (daar duren beslissingen langer)
Je dit combineert met een prijsvoorbehoud

In de meeste gevallen is 30 dagen het juiste midden. Het geeft de klant genoeg tijd zonder dat jij maandenlang vastzit aan een prijs.

Wat moet er op je offerte staan?

Naast de geldigheidstermijn zijn dit de elementen die op elke professionele offerte thuishoren:

Offertedatum en vervaldatum — beiden expliciet vermeld
Beschrijving van de werkzaamheden — wat lever je op?
Prijs — inclusief of exclusief BTW, duidelijk aangegeven
Betalingsvoorwaarden — termijn, eventuele aanbetaling
Leveringstermijn — wanneer is het werk af?
Voorwaarden voor meerwerk — wat als de scope verandert?
Verwijzing naar je algemene voorwaarden — hierin regel je aansprakelijkheid en meer

Lees ons uitgebreide artikel over offertes maken als freelancer voor templates en voorbeelden.

Wat als de klant te laat reageert?

De offerte is verlopen en de klant wil alsnog akkoord gaan. Wat nu?

Je bent niet verplicht om de offerte te verlengen. Je hebt drie opties:

Dezelfde offerte verlengen — als de omstandigheden niet zijn veranderd, kun je de termijn verlengen. Bevestig dit schriftelijk.
Een nieuwe offerte sturen — met aangepaste prijs, planning of voorwaarden. Dit is verstandig als je kosten zijn gestegen of je agenda is veranderd.
De offerte laten vervallen — je bent nergens aan gebonden. Communiceer dit duidelijk.

Wees hier zakelijk in. Als je na drie maanden alsnog tegen dezelfde prijs wilt leveren, doe dat dan bewust en niet omdat je denkt dat het moet.

Veelgemaakte fouten bij offertes

1. Geen geldigheidstermijn vermelden Zonder termijn loop je het risico dat de klant maanden later nog aanklopt. Altijd een vervaldatum opnemen.

2. Alles vrijblijvend maken Als je standaard "vrijblijvend" op elke offerte zet, wek je weinig vertrouwen. Gebruik vrijblijvendheid alleen als er een concrete reden voor is.

3. Mondeling akkoord niet schriftelijk bevestigen Een mondeling akkoord is juridisch geldig, maar lastig te bewijzen. Bevestig elk akkoord per e-mail met een samenvatting van de afspraken.

4. Geen voorwaarden voor meerwerk Als de klant halverwege het project de scope uitbreidt, wil je niet vastzitten aan de oorspronkelijke prijs. Neem een meerwerk-clausule op in je offerte of je algemene voorwaarden.

5. Te lage prijs om de opdracht te winnen Een offerte met een te lage prijs is bindend zodra de klant accepteert. Wees realistisch in je prijsstelling. Lees meer over wat een goed uurtarief is als ZZP'er.

Van offerte naar factuur

Zodra de klant je offerte accepteert, heb je een overeenkomst. Vanuit daar zijn de stappen helder:

Bevestig het akkoord schriftelijk
Maak eventueel een opdrachtbevestiging of contract
Start het werk volgens de afgesproken planning
Factureer volgens de afgesproken betalingsvoorwaarden

Het is slim om de offerte en de uiteindelijke factuur aan elkaar te koppelen. Vermeld het offertenummer op je factuur zodat er geen discussie kan ontstaan over wat er is afgesproken.

Samengevat

Er is geen wettelijke standaardtermijn; 30 dagen is gebruikelijk
Zonder "vrijblijvend" is je offerte bindend gedurende de termijn
Vermeld altijd een offertedatum en vervaldatum
Acceptatie per e-mail is juridisch geldig
Verlopen offerte? Je bent nergens aan gebonden
Neem een meerwerk-clausule op voor veranderende projectscope