Kilometerregistratie als ZZP'er: Regels, Aftrek en Bijhouden in 2026

Rijd je als ZZP'er regelmatig naar opdrachtgevers, klanten of leveranciers? Dan kun je die kilometers aftrekken van je winst. Maar de Belastingdienst wil wel bewijs zien. Een goede kilometerregistratie is daarvoor essentieel. In dit artikel lees je precies hoe het werkt, wat je moet registreren en hoeveel je kunt aftrekken in 2026.

Het tarief in 2026: €0,23 per kilometer

Als je met je privéauto zakelijke kilometers rijdt, mag je €0,23 per kilometer aftrekken van je winst. Dit tarief geldt sinds 2024 en is ook in 2026 ongewijzigd gebleven. Het bedrag is bedoeld als compensatie voor alle autokosten: brandstof, onderhoud, verzekering, afschrijving en wegenbelasting.

Rijd je 15.000 zakelijke kilometers per jaar? Dan kun je €3.450 aftrekken van je winst. Bij een belastingtarief van 37% levert dat een netto belastingbesparing op van bijna €1.280.

Wanneer is een kilometerregistratie verplicht?

Er zijn twee situaties waarin je een kilometerregistratie moet bijhouden:

Situatie 1: Zakelijke kilometers aftrekken met privéauto Rijd je in je eigen auto naar klanten en wil je de €0,23 per km aftrekken? Dan moet je een rittenregistratie bijhouden als bewijs. Zonder registratie heb je bij een controle geen onderbouwing voor je aftrekpost.

Situatie 2: Auto op de zaak zonder bijtelling Heb je een auto op de zaak en rijd je minder dan 500 privékilometers per jaar? Dan betaal je geen bijtelling. Maar je moet dit aantonen met een sluitende rittenregistratie. De eisen hiervoor zijn strenger dan voor de aftrek van zakelijke kilometers met een privéauto.

In beide gevallen geldt: geen registratie betekent geen aftrek (of wel bijtelling).

Wat moet er per rit geregistreerd worden?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat je per rit vastlegt. Dit zijn de verplichte gegevens:

• Datum van de rit
• Beginstand van de kilometerteller
• Eindstand van de kilometerteller
• Vertrekadres en aankomstadres
• Gereden route (als je afwijkt van de kortste route)
• Doel van de rit (zakelijk of privé)
• Naam van de klant of opdrachtgever bij zakelijke ritten

Daarnaast is het slim om de periode te vermelden waarin je de auto tot je beschikking hebt, zeker als je meerdere voertuigen gebruikt.

Een veelgemaakte fout is het alleen noteren van de afstand. Dat is niet genoeg. De Belastingdienst wil kunnen controleren of de rit daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en of de afstand klopt. Adressen en de tellerstand zijn daarvoor essentieel.

Drie manieren om je kilometers bij te houden

1. Handmatig in Excel of Google Sheets

De goedkoopste optie. Maak een tabel met kolommen voor datum, begin-km, eind-km, vertrek, bestemming, doel en klant. Vul dit na elke rit in of bundel het wekelijks. Het nadeel: het kost tijd en je vergeet het makkelijk. Een Excel-template kun je gratis vinden of zelf maken.

2. Een ritregistratie-app

Apps als Driversnote, MileageTracker of de Fuelbook-app registreren je ritten automatisch via GPS. Je hoeft alleen nog aan te geven of de rit zakelijk of privé was. Dit is de populairste methode onder ZZP'ers: weinig werk en altijd up-to-date. De kosten liggen tussen €3 en €10 per maand.

3. Een OBD-tracker of GPS-kastje

Voor wie het volledig wil automatiseren: een OBD-tracker (on-board diagnostics) sluit je aan op je auto. Het apparaatje registreert automatisch elke rit, inclusief begin- en eindstand. Gecertificeerde systemen met het keurmerk voor ritregistratiesystemen voldoen standaard aan alle eisen van de Belastingdienst. Kosten: eenmalig €100 tot €300 plus een maandabonnement.

Privéauto vs. auto op de zaak: verschil in regels

De regels verschillen wezenlijk afhankelijk van hoe je auto geregistreerd staat.

Privéauto voor zakelijk gebruik

• Je trekt €0,23 per zakelijke km af van je winst
• Je hoeft de privékilometers niet te registreren
• De registratie-eisen zijn wat soepeler: een overzichtelijke administratie volstaat
• Je factureert de kilometers eventueel door aan je opdrachtgever (inclusief BTW)

Auto op de zaak

• Alle autokosten (brandstof, onderhoud, verzekering, afschrijving) zijn zakelijke kosten
• Bij meer dan 500 privékilometers per jaar betaal je bijtelling (meestal 22% van de cataloguswaarde)
• Om geen bijtelling te betalen moet je een sluitende rittenregistratie bijhouden
• Elke rit moet geregistreerd worden, zowel zakelijk als privé

Voor de meeste ZZP'ers zonder dure leaseauto is de privéauto met kilometervergoeding het eenvoudigst. Meer over bijtelling lees je in ons artikel over bijtelling als ZZP'er.

Wat telt als zakelijke rit?

Niet elke rit met een zakelijk tintje mag je aftrekken. De Belastingdienst hanteert duidelijke criteria:

Wel zakelijk:

• Ritten naar een opdrachtgever of klant
• Bezoek aan leveranciers
• Naar een zakelijke afspraak, beurs of netwerkevenement
• Ritten naar de boekhouder, bank of KvK
• Ophalen of leveren van materialen voor een opdracht

Niet zakelijk:

• Woon-werkverkeer naar je eigen kantoor of vaste werkplek (dit geldt als privé)
• Boodschappen doen, ook al combineer je het met een zakelijke afspraak
• Ritten die je niet kunt onderbouwen met een afspraak of factuur

Bij twijfel: als je de rit kunt koppelen aan een specifieke opdracht, klant of zakelijke activiteit, is het zakelijk. Kan dat niet, dan is het privé.

Bewaarplicht: 7 jaar

Je kilometerregistratie valt onder de fiscale bewaarplicht. Dat betekent dat je de administratie minimaal 7 jaar moet bewaren. Digitaal mag, op papier ook. Zorg ervoor dat je registratie niet verloren gaat als je van telefoon of computer wisselt. Een back-up in de cloud is aan te raden.

Gebruik je een app? Exporteer dan jaarlijks een PDF of CSV en sla die op bij je overige administratie.

Veelgemaakte fouten bij de kilometerregistratie

1. Achteraf invullen op basis van schatting De Belastingdienst prikt hier doorheen. Als je beginstanden niet kloppen met de eindstanden van vorige ritten, valt je registratie door de mand.

2. Geen onderscheid tussen zakelijk en privé Alle ritten als zakelijk registreren is een rode vlag. De Belastingdienst verwacht een realistische verhouding.

3. Geen koppeling met agenda of facturen Je rittenregistratie moet aansluiten bij je zakelijke activiteiten. Als je op 14 maart een rit naar Amsterdam registreert, moet er ook een afspraak of factuur zijn die dit onderbouwt.

4. Gaten in de registratie Weken of maanden zonder registratie terwijl je wel hebt gereden, maakt de hele administratie onbetrouwbaar.

Reiskosten doorberekenen aan je opdrachtgever

Veel freelancers berekenen hun reiskosten door aan de opdrachtgever. Dat mag, maar houd er rekening mee dat je hierover BTW moet berekenen. De kilometervergoeding die je in rekening brengt bij je klant is onderdeel van je omzet en valt daarmee onder de normale BTW-regels.

Spreek vooraf met je opdrachtgever af hoe je reiskosten factureert. Sommige opdrachtgevers betalen een vast bedrag per bezoek, anderen vergoeden op basis van werkelijk gereden kilometers. Leg dit vast in je freelance contract.

Samengevat: zo regel je het goed

1. Kies een registratiemethode die bij je past (app is het handigst)
2. Registreer elke rit met alle verplichte gegevens
3. Maak onderscheid tussen zakelijk en privé
4. Bewaar je registratie minimaal 7 jaar
5. Exporteer jaarlijks een overzicht voor je belastingaangifte
6. Trek €0,23 per zakelijke km af van je winst

Met een goede kilometerregistratie haal je het maximale uit je reiskostenaftrek en sta je sterk bij een eventuele controle.