Factuur Sturen naar het Buitenland: BTW-regels voor Freelancers

Steeds meer freelancers werken voor buitenlandse klanten. Of het nu gaat om een Belgisch bedrijf, een Duitse startup of een Amerikaans techbedrijf: zodra je over de grens factureert, krijg je te maken met andere BTW-regels. De regels verschillen afhankelijk van of je klant binnen of buiten de EU zit, en of het een bedrijf of consument is. In dit artikel leggen we alle scenario's helder uit, inclusief de verplichte vermeldingen op je factuur en de administratieve verplichtingen.

De hoofdregel: plaats van dienst

De BTW-regels bij internationaal factureren draaien om het begrip "plaats van dienst". Dit bepaalt in welk land BTW verschuldigd is. Voor diensten aan bedrijven (B2B) geldt als hoofdregel dat de BTW verschuldigd is in het land van de afnemer. Voor diensten aan consumenten (B2C) is de BTW verschuldigd in het land van de dienstverlener, dus Nederland.

Er zijn uitzonderingen voor specifieke diensten zoals onroerend goed-gerelateerde diensten, personenvervoer en culturele activiteiten. In dit artikel gaan we uit van de hoofdregel, die voor de meeste freelancediensten geldt.

Scenario 1: Diensten aan bedrijven binnen de EU (B2B)

Dit is het meest voorkomende scenario voor freelancers met buitenlandse klanten. Denk aan webdesign voor een Belgisch bureau, marketingadvies voor een Duitse onderneming of softwareontwikkeling voor een Frans bedrijf.

De verleggingsregeling

Bij diensten aan BTW-plichtige bedrijven in andere EU-landen geldt de verleggingsregeling. Dit betekent:

• Je factureert zonder BTW (0%)
• Je klant draagt zelf de BTW af in zijn eigen land
• De BTW wordt als het ware "verlegd" van jou naar je klant

Verplichte vermeldingen op de factuur

Bij toepassing van de verleggingsregeling moet je de volgende gegevens op je factuur vermelden:

• Je eigen BTW-identificatienummer (begint met NL)
• Het BTW-identificatienummer van je klant (begint met de landcode, zoals BE, DE of FR)
• De vermelding "BTW verlegd naar afnemer" of de Engelse variant "VAT reverse charged (article 196 EU VAT Directive)"
• Een BTW-bedrag van 0 euro of geen BTW-regel

BTW-nummer controleren via VIES

Voordat je de verleggingsregeling toepast, moet je controleren of het BTW-nummer van je klant geldig is. Dit doe je via het VIES-systeem (VAT Information Exchange System) van de Europese Commissie. Dit is een gratis online tool waar je het BTW-nummer invoert en direct ziet of het actief en geldig is.

Als het BTW-nummer niet geldig is, mag je de verleggingsregeling niet toepassen en moet je Nederlandse BTW in rekening brengen.

De ICP-opgave

Bij intracommunautaire diensten aan bedrijven in andere EU-landen ben je verplicht een ICP-opgave (Opgaaf Intracommunautaire Prestaties) te doen bij de Belastingdienst. Dit is een kwartaalopgave waarin je per klant vermeldt:

• Het BTW-identificatienummer van je klant
• Het totale gefactureerde bedrag in dat kwartaal

De ICP-opgave dien je in via Mijn Belastingdienst Zakelijk, uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal. Dus voor Q1 uiterlijk 30 april.

BTW-aangifte

In je reguliere BTW-aangifte geef je de omzet uit intracommunautaire diensten apart aan in rubriek 3b. Het bedrag telt wel mee als omzet, maar je draagt er geen BTW over af.

Scenario 2: Diensten aan consumenten binnen de EU (B2C)

Als je diensten verleent aan particulieren of niet-BTW-plichtige organisaties in andere EU-landen, gelden complexere regels.

Hoofdregel

De hoofdregel voor B2C-diensten is dat de BTW verschuldigd is in het land van de dienstverlener, dus Nederland. Je brengt gewoon 21% Nederlandse BTW in rekening.

Uitzondering: elektronische diensten

Voor elektronisch geleverde diensten (software, e-books, online cursussen, SaaS) geldt een uitzondering. Bij deze diensten is de BTW verschuldigd in het land van de consument. Dit kan betekenen dat je BTW moet afdragen in het land van elke individuele klant.

De OSS-regeling

Om te voorkomen dat je je in elk EU-land apart moet registreren voor BTW, kun je gebruikmaken van de OSS-regeling (One Stop Shop). Via deze regeling doe je een centrale BTW-aangifte bij de Nederlandse Belastingdienst voor al je B2C-omzet in andere EU-landen. De Belastingdienst verdeelt de BTW vervolgens over de betreffende landen.

De OSS-regeling is vrijwillig. Je meldt je aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk. De aangifte is per kwartaal.

Scenario 3: Diensten aan klanten buiten de EU

Bij diensten aan klanten buiten de EU, of het nu bedrijven of consumenten zijn, factureer je zonder BTW.

Verplichte vermeldingen

Vermeld op de factuur: "Dienst niet belast met BTW" of in het Engels: "No VAT charged, services provided outside the EU." Je hoeft geen BTW-nummer van je klant op te nemen, maar het is wel verstandig om een vestigingsadres te vermelden als bewijs dat de klant buiten de EU gevestigd is.

Administratieve verplichtingen

Bij diensten buiten de EU hoef je geen ICP-opgave te doen. In je BTW-aangifte geef je de omzet aan in rubriek 3a (leveringen/diensten belast met 0% of niet belast). Bewaar documentatie waaruit blijkt dat je klant buiten de EU gevestigd is, zoals een contract, correspondentie of een uittreksel uit een lokaal handelsregister.

Praktisch stappenplan

Gebruik dit stappenplan wanneer je een factuur naar het buitenland stuurt:

Stap 1: Bepaal of je klant een bedrijf of consument is. Vraag naar het BTW-nummer. Heeft je klant een geldig BTW-nummer? Dan is het B2B.

Stap 2: Controleer het BTW-nummer via VIES. Ga naar de VIES-website en voer het nummer in. Bewaar een screenshot of printout als bewijs.

Stap 3: Bepaal of je klant binnen of buiten de EU zit. Binnen de EU plus B2B: verleggingsregeling. Binnen de EU plus B2C: Nederlandse BTW of OSS. Buiten de EU: geen BTW.

Stap 4: Stel je factuur op met de juiste vermeldingen. Gebruik de juiste tekst voor het betreffende scenario.

Stap 5: Doe de bijbehorende opgaven. ICP-opgave bij EU B2B-diensten. OSS-aangifte bij EU B2C-diensten (indien van toepassing).

Stap 6: Factureer in de afgesproken valuta. Je boekhoudprogramma rekent automatisch om naar euro's voor je administratie. Bewaar de wisselkoers die je hanteert.

De KOR en buitenlandse klanten

Neem je deel aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan kun je ook aan buitenlandse klanten factureren zonder BTW. Let op: je buitenlandse omzet telt mee voor de KOR-omzetgrens van 20.000 euro per jaar. Overschrijd je die grens, dan val je uit de KOR en moet je met terugwerkende kracht BTW gaan rekenen.

Veelgestelde vragen

Moet ik een Engelse factuur sturen? Het is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden. Veel facturatiesoftware biedt meertalige templates waarmee je met een klik een Engelse factuur genereert.

Wat als mijn buitenlandse klant geen BTW-nummer heeft? Dan is het waarschijnlijk een consument of een niet-BTW-plichtige organisatie en gelden de B2C-regels. Controleer altijd via VIES en bewaar het resultaat.

Moet ik me in het buitenland registreren voor BTW? Bij B2B-diensten binnen de EU niet, dankzij de verleggingsregeling. Bij B2C-diensten kun je de OSS-regeling gebruiken. Buiten de EU is BTW-registratie zelden nodig voor diensten.

Hoe zit het met valutarisico? Als je in een vreemde valuta factureert, loop je wisselkoersrisico. Je kunt dit beperken door in euro's te factureren, door een wisselkoersopslag in je tarief op te nemen of door valutatermijncontracten af te sluiten bij je bank.