Bewaarplicht Administratie ZZP: Wat Bewaar Je en Hoe Lang?

Elke ondernemer in Nederland is wettelijk verplicht om zijn administratie een bepaalde periode te bewaren. Voor de meeste documenten geldt een termijn van zeven jaar, maar er zijn uitzonderingen. Overtreed je de bewaarplicht, dan riskeer je boetes en een ongunstige schatting van je inkomen door de Belastingdienst. In dit artikel lees je precies wat je moet bewaren, hoe lang en op welke manier.

De basisregel: zeven jaar

De Belastingdienst eist dat je je fiscale administratie minimaal zeven jaar bewaart. Die termijn begint niet op de datum van het document, maar na afloop van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft.

Voorbeeld. Een factuur uit maart 2026 valt onder boekjaar 2026. De bewaartermijn begint op 1 januari 2027 en loopt tot en met 31 december 2033. Pas daarna mag je het document weggooien.

Dit geldt voor zowel papieren als digitale documenten. De termijn is hetzelfde, ongeacht het opslagformaat.

Wat moet je bewaren?

De Belastingdienst noemt dit de basisgegevens van je administratie. Concreet gaat het om de volgende documenten:

Financiele stukken

• Verkoopfacturen. Alle facturen die je naar klanten stuurt, inclusief creditnota's
• Inkoopfacturen. Alle facturen die je ontvangt van leveranciers en dienstverleners
• Bankafschriften. Alle transacties op je zakelijke rekening. Met een aparte zakelijke bankrekening voorkom je dat je ook privéafschriften moet bewaren
• Kasadministratie. Als je contante betalingen ontvangt, moet je een kasboek bijhouden
• Betaalbewijzen. Pinbonnen, betaalbevestigingen en kwitanties

Aangiften en jaarstukken

• BTW-aangiften. Kopieën van alle ingediende kwartaalaangiften
• Jaarstukken. Je winst-en-verliesrekening en balans per boekjaar
• Voorlopige en definitieve aanslagen. Alle correspondentie met de Belastingdienst
• Suppletieaangiften. Als je een correctie hebt ingediend

Contracten en overeenkomsten

• Opdrachtovereenkomsten. Alle contracten met klanten en opdrachtgevers
• Leverancierscontracten. Overeenkomsten met je leveranciers
• Huurcontracten. Als je een werkruimte huurt
• Verzekeringspolissen. Alle zakelijke verzekeringen
• Leasecontracten. Als je bedrijfsmiddelen leaset

Overige verplichte documenten

• Urenregistratie. Essentieel als je aanspraak maakt op de zelfstandigenaftrek, waarvoor je minimaal 1.225 uur per jaar moet ondernemen
• Rittenadministratie. Als je zakelijk rijdt en kilometerkosten aftrekt
• Voorraadadministratie. Als je fysieke producten verkoopt
• Subsidie- en investeringsdocumenten. Alles wat betrekking heeft op ontvangen subsidies of investeringsaftrekken

Uitzondering: tien jaar voor onroerend goed

Alle gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken moeten tien jaar bewaard worden in plaats van zeven. Dit geldt voor:

• Aankoop- en verkoopakten van zakelijk vastgoed
• Huurcontracten voor bedrijfspanden
• Verbouwingskosten en facturen van aannemers
• BTW-berekeningen met betrekking tot het pand

De langere termijn houdt verband met de herzieningsperiode voor BTW op onroerend goed, die eveneens tien jaar bedraagt. Als je een zakelijk pand bezit of huurt, is dit een belangrijk verschil om in de gaten te houden.

Digitaal of fysiek bewaren?

De Belastingdienst staat toe dat je je administratie volledig digitaal bewaart. Je hoeft papieren bonnetjes en facturen niet fysiek te bewaren als je ze digitaal hebt opgeslagen. Dat is goed nieuws, want papieren bonnetjes vervagen na een paar jaar en worden onleesbaar.

Wel gelden er voorwaarden voor digitale opslag:

• Leesbaar. De documenten moeten gedurende de hele bewaartermijn leesbaar blijven. Een scan in PDF-formaat met voldoende resolutie is het veiligst
• Onveranderbaar. De bestanden mogen niet gewijzigd kunnen worden. Een PDF is beter dan een bewerkbaar Word-document. Veel boekhoudprogramma's slaan documenten automatisch op in een onveranderbaar formaat
• Toegankelijk. Je moet de documenten op verzoek van de Belastingdienst snel kunnen tonen. Zorg dat je weet waar alles staat

Bronbestanden bewaren

Een belangrijke nuance: als je een factuur oorspronkelijk digitaal ontvangt, bijvoorbeeld als PDF per e-mail, dan moet je het originele digitale bestand bewaren. Een uitgeprinte en vervolgens weer ingescande versie voldoet niet, want dan is het geen origineel meer. Ontvang je een factuur op papier, dan volstaat een scan mits deze leesbaar en compleet is.

Praktische opzet voor je administratie

Stap 1: mappenstructuur per jaar

Maak een heldere mappenstructuur aan. Een beproefde indeling:

Administratie/
  2026/
    Verkoopfacturen/
    Inkoopfacturen/
    Bankafschriften/
    Belastingaangiften/
    Contracten/
    Overig/

Gebruik een consistente naamgeving voor bestanden, bijvoorbeeld: 2026-03-15_factuur_klantnaam_001.pdf. Zo kun je documenten snel terugvinden.

Stap 2: scan bonnetjes direct

De grootste valkuil is uitstel. Dat bonnetje van een zakelijke lunch of een parkeerbon verdwijnt binnen een week in de wasmachine of vervaagt tot onleesbaarheid. Scan het dezelfde dag met de app van je boekhoudprogramma of een generieke scan-app. De meeste boekhoudsoftware zoals MoneyBird, Informer of e-Boekhouden heeft een functie waarmee je bonnetjes fotografeert en direct koppelt aan een boeking.

Stap 3: maak back-ups

Sla je administratie op minimaal twee locaties op. De gangbare combinatie is cloudopslag plus een lokale kopie, of twee verschillende cloudservices. Denk aan Google Drive, OneDrive of Dropbox als primaire opslag, met een maandelijkse back-up op een externe harde schijf.

Een boekhoudprogramma met cloudopslag telt als een locatie, maar vertrouw er niet blind op. Exporteer minimaal jaarlijks een volledige kopie van je administratie naar een onafhankelijke opslaglocatie.

Stap 4: bewaar zakelijke e-mails

E-mails met zakelijke afspraken, offertebevestigingen, opdrachtwijzigingen en betalingsherinneringen kunnen als bewijsmateriaal dienen. Bewaar ze in een aparte map in je e-mailprogramma of exporteer ze als PDF.

Wat gebeurt er als je administratie niet compleet is?

Bij een controle door de Belastingdienst ben je verplicht om je volledige administratie te overhandigen. Ontbreken er documenten, dan kan de inspecteur een eigen schatting maken van je inkomsten en aftrekposten. Deze schatting valt vrijwel altijd in het nadeel van de ondernemer uit, want de Belastingdienst neemt bij twijfel de voor hen gunstigste interpretatie.

Daarnaast kun je een boete krijgen voor het niet voldoen aan de administratieplicht. Bij opzet of grove schuld kan die boete oplopen tot duizenden euro's. En als je aftrekposten claimt zonder onderbouwende documenten, worden die simpelweg geweigerd.

Wanneer mag je weggooien?

Maak er een jaarlijks ritueel van. Begin elk jaar in januari met het opruimen van administratie die de bewaartermijn heeft overschreden. In januari 2027 mag je de administratie van boekjaar 2019 weggooien (mits het om standaarddocumenten gaat, geen onroerend goed). Noteer het in je agenda zodat je het niet vergeet.

Let op: als er een lopende belastingprocedure of bezwaar is, bewaar je alles tot die procedure is afgerond, ongeacht de reguliere termijn.

Veelgestelde vragen

Wanneer mag ik mijn administratie van 2020 weggooien? De bewaartermijn van zeven jaar start na afloop van boekjaar 2020, dus op 1 januari 2021. Zeven jaar later is 31 december 2027. Vanaf 1 januari 2028 mag je de administratie van 2020 vernietigen.

Moet ik ook privebankafschriften bewaren? Alleen als er zakelijke transacties op staan. Met een aparte zakelijke rekening voorkom je dit probleem. Als je zakelijk en prive door elkaar op een rekening bankt, moet je alle afschriften bewaren.

Wat als ik mijn administratie kwijtraak door een crash of brand? Probeer zoveel mogelijk te reconstrueren via bankafschriften, die je bij je bank kunt opvragen, en kopie-facturen die je bij klanten en leveranciers kunt aanvragen. Neem proactief contact op met je boekhouder en de Belastingdienst. Hoe eerder je het meldt, hoe coulanter de Belastingdienst doorgaans reageert.

Mag ik alles in de cloud bewaren? Ja, cloudopslag is toegestaan zolang de bestanden leesbaar, onveranderbaar en toegankelijk blijven. Zorg wel voor een back-up op een tweede locatie voor het geval de cloudservice stopt of je toegang verliest.