Bewaarplicht Administratie ZZP: Wat en Hoe Lang?
Hoe lang moet je je administratie bewaren als ZZP'er? 7 jaar is de regel, maar er zijn uitzonderingen. Complete uitleg.
Hoe lang moet je bonnetjes, facturen en bankafschriften bewaren als ZZP'er? De basisregel is 7 jaar, maar er zijn uitzonderingen. In dit artikel lees je precies wat je moet bewaren en hoe.
De basisregel: 7 jaar
De Belastingdienst eist dat je je fiscale administratie minimaal 7 jaar bewaart. Dit geldt vanaf het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben.
Wat moet je bewaren?
Verplichte documenten
- Facturen -- zowel uitgaande als inkomende
- Bankafschriften -- alle zakelijke transacties
- Kasadministratie -- als je contant geld ontvangt
- Contracten en overeenkomsten -- met klanten en leveranciers
- Urenregistratie -- voor het urencriterium
- Rittenadministratie -- als je zakelijk rijdt
- BTW-aangiften -- kopie van ingediende aangiften
- Jaarstukken -- winst-en-verliesrekening, balans
Uitzondering: 10 jaar
Voor gegevens die betrekking hebben op onroerend goed geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Dit is relevant als je een zakelijk pand bezit of huurt.
Digitaal of fysiek bewaren?
Goed nieuws: je mag alles volledig digitaal bewaren. De Belastingdienst accepteert digitale kopieën, mits ze:
- Leesbaar zijn en blijven
- Niet gewijzigd kunnen worden
- Beschikbaar zijn tijdens de bewaartermijn
Tip: scan bonnetjes direct met je boekhoudprogramma. Papieren bonnetjes vervagen na een paar jaar en zijn dan onleesbaar.
Praktische tips
- Stel een mappenstructuur in -- per jaar, met submappen per categorie
- Maak back-ups -- minimaal op twee locaties (cloud + lokaal)
- Scan bonnetjes dezelfde dag -- uitstel leidt tot verlies
- Bewaar e-mails met zakelijke afspraken -- deze kunnen als bewijs dienen
Wat als je administratie niet compleet is?
De Belastingdienst kan bij een controle een schatting maken van je inkomsten als je administratie onvolledig is. Deze schatting valt bijna altijd in het nadeel van de ondernemer uit. Bewaar daarom alles.
Veelgestelde vragen
Wanneer mag ik oude administratie weggooien? Na 7 jaar (of 10 jaar bij onroerend goed), gerekend vanaf het einde van het boekjaar.
Moet ik ook persoonlijke bankafschriften bewaren? Alleen als er zakelijke transacties op staan. Met een aparte zakelijke rekening voorkom je dit probleem.
Wat als ik mijn administratie kwijtraak? Probeer zoveel mogelijk te reconstrueren via bankafschriften en kopie-facturen. Neem contact op met je boekhouder en informeer de Belastingdienst proactief.