Betalingsherinnering Sturen: Voorbeeldteksten en Stappenplan (2026)

Een onbetaalde factuur is een van de vervelendste situaties als freelancer. Je hebt het werk geleverd, de klant is tevreden, maar het geld komt niet. Veel zelfstandigen vinden het lastig om een betalingsherinnering te sturen. Het voelt alsof je om een gunst vraagt, terwijl het gewoon je geld is. In dit artikel geef ik je een concreet stappenplan, kant-en-klare voorbeeldteksten en de wettelijke regels voor 2026 zodat je professioneel maar daadkrachtig kunt incasseren.

Waarom freelancers slechte incasseerders zijn

Het probleem zit niet in de wettelijke mogelijkheden, maar in de psychologie. Veel freelancers zijn bang de relatie met de klant te beschadigen. Ze wachten te lang, sturen een te vriendelijke herinnering en laten het daarna liggen. Het resultaat: cashflowproblemen, frustratie en soms zelfs werkrelaties die alsnog stranden.

De realiteit is dat een professionele betalingsherinnering juist respect uitstraalt. Je laat zien dat je je bedrijf serieus neemt. En in het overgrote deel van de gevallen is er een onschuldige verklaring: de factuur is vergeten, de financiele afdeling verwerkt nog of er is een administratieve fout. Hoe sneller je een herinnering stuurt, hoe sneller je betaald wordt.

Het 4-stappen incassoproces

Stap 1: vriendelijke herinnering (3 tot 5 dagen na vervaldatum)

De eerste herinnering is informeel en niet-verwijtend. In veel gevallen is dit voldoende. De toon is collegiaal: je gaat ervan uit dat het een vergissing is. Stuur de originele factuur mee als bijlage.

Voorbeeldtekst e-mail:

Onderwerp: Herinnering factuur [nummer] van [datum]

Beste [naam],

Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik wil je er even aan herinneren dat factuur [nummer] met een bedrag van [bedrag] euro op [vervaldatum] is vervallen. Mogelijk is deze over het hoofd gezien.

Zou je de betaling in de komende dagen willen voldoen? Ik heb de factuur voor het gemak nogmaals bijgevoegd. Mocht de betaling al onderweg zijn, dan kun je dit bericht uiteraard als niet verzonden beschouwen.

Alvast bedankt en met vriendelijke groet, [Jouw naam]

Stap 2: formele aanmaning (14 dagen na vervaldatum)

Als de vriendelijke herinnering niet werkt, schakel je over op een formele toon. Noem dit bericht expliciet een aanmaning. Vermeld de wettelijke gevolgen bij verdere vertraging. Let op: bij consumenten ben je wettelijk verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen voordat je incassokosten mag berekenen.

Voorbeeldtekst e-mail:

Onderwerp: Aanmaning -- factuur [nummer]

Beste [naam],

Op [datum eerste herinnering] heb ik je een herinnering gestuurd voor factuur [nummer] van [bedrag] euro, met oorspronkelijke vervaldatum [datum]. Tot op heden heb ik geen betaling ontvangen.

Ik verzoek je dringend om het openstaande bedrag binnen 7 dagen te voldoen op rekeningnummer [IBAN]. Na het verstrijken van deze termijn ben ik genoodzaakt wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK).

Ik ga ervan uit dat het niet zover hoeft te komen en reken op je snelle betaling.

Met vriendelijke groet, [Jouw naam]

Stap 3: laatste sommatie (21 tot 30 dagen na vervaldatum)

Dit is je laatste waarschuwing voordat je extern escaleert. De toon is zakelijk en ondubbelzinnig. Geef een concrete einddatum en benoem wat er daarna gebeurt.

Voorbeeldtekst e-mail:

Onderwerp: Laatste sommatie -- factuur [nummer]

Geachte [naam],

Ondanks mijn eerdere herinnering van [datum] en aanmaning van [datum] is factuur [nummer] van [bedrag] euro nog steeds onbetaald. Het totaal openstaande bedrag inclusief wettelijke handelsrente bedraagt inmiddels [bedrag].

Ik sommeer u het volledige bedrag uiterlijk [datum, 7 dagen] te voldoen. Bij het uitblijven van betaling zal ik het dossier overdragen aan een incassobureau. De bijkomende kosten zijn dan voor uw rekening.

Hoogachtend, [Jouw naam]

Stap 4: externe incasso of juridische stappen (30+ dagen)

Als ook de laatste sommatie niet werkt, heb je meerdere opties:

• Incassobureau inschakelen -- zij nemen het volledige traject over. De kosten (buitengerechtelijke incassokosten) komen voor rekening van de debiteur.
• Rechtsbijstandverzekering -- als je die hebt, neem direct contact op. Zij adviseren en dekken eventuele juridische kosten.
• Kantonrechter -- voor bedragen tot 25.000 euro kun je een dagvaarding laten uitbrengen. De griffiekosten zijn beperkt en je hoeft geen advocaat in te schakelen.

Wettelijke rente en incassokosten in 2026

Bij te late betaling van een zakelijke factuur mag je de wettelijke handelsrente in rekening brengen. In 2026 bedraagt deze 10,15 procent op jaarbasis voor handelstransacties (B2B). Voor niet-handelstransacties (consumenten) geldt een tarief van 4 procent per jaar.

De berekening is eenvoudig: hoofdsom x rentepercentage x (aantal dagen te laat / 365).

Daarnaast mag je buitengerechtelijke incassokosten rekenen conform de WIK. De staffel werkt als volgt:

• Over de eerste 2.500 euro: 15 procent
• Over de volgende 2.500 euro: 10 procent
• Over de volgende 5.000 euro: 5 procent
• Over de volgende 190.000 euro: 1 procent
• Alles daarboven: 0,5 procent

Het minimumbedrag is altijd 40 euro. Bij een factuur van 1.000 euro mag je dus 150 euro aan incassokosten berekenen.

Preventie: voorkom onbetaalde facturen

Voorkomen is beter dan genezen. Met de juiste preventieve maatregelen beperk je het risico op wanbetalers:

• Stel duidelijke betalingstermijnen in je contract en op je facturen. Veertien dagen voor consumenten, dertig dagen voor bedrijven is gebruikelijk.
• Stuur facturen direct na afronding van het werk of de milestone. Hoe langer je wacht, hoe minder urgent de betaling voelt.
• Vraag een aanbetaling bij grotere projecten. Dertig tot vijftig procent vooraf is gangbaar en filtert niet-serieuze opdrachtgevers.
• Gebruik automatische herinneringen via je boekhoudprogramma. Moneybird, e-Boekhouden en vergelijkbare tools sturen herinneringen automatisch na de vervaldatum.
• Controleer nieuwe klanten voor je begint. Een snelle check bij het KvK-register of via kredietinformatiediensten geeft je een beeld van de betalingsmoraal.

BTW-afdracht bij onbetaalde facturen

Een veelgestelde vraag: moet je BTW afdragen over een factuur die niet betaald is? Het antwoord is ja. Je draagt BTW af op basis van het factuurdatum, niet de betaaldatum. Maar als de vordering definitief oninbaar blijkt, kun je de afgedragen BTW terugvragen bij de Belastingdienst. Lees hierover meer in ons artikel over BTW terugvragen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel herinneringen moet ik sturen voor ik naar een incassobureau ga? Minimaal twee: een vriendelijke herinnering en een formele aanmaning. Geef bij elke stap een redelijke betalingstermijn van zeven dagen. In totaal wil je minimaal drie tot vier weken na de oorspronkelijke vervaldatum het externe traject starten.

Mag ik stoppen met werken als een klant niet betaalt? Ja, als je contract of algemene voorwaarden dit toestaat. Neem een opschortingsclausule op die je het recht geeft werkzaamheden te pauzeren bij betalingsachterstand.

Moet ik een aangetekende brief sturen? Het is niet wettelijk verplicht, maar een aangetekende brief bij de laatste sommatie is aan te raden. Het biedt bewijs dat de debiteur de sommatie heeft ontvangen, wat waardevol is bij een eventuele juridische procedure.

Kan ik een klant ook een betalingsregeling aanbieden? Ja, en dat is soms verstandig. Een klant die in betalingsproblemen zit maar wel wil betalen, is beter geholpen met een regeling dan met een incassotraject. Leg de afspraken wel schriftelijk vast.