Betalingsherinnering Sturen: Voorbeeld Teksten en Stappenplan

Een onbetaalde factuur is frustrerend. Je hebt het werk gedaan, maar het geld komt niet. Toch schrikt veel freelancers het af om een herinnering te sturen. In dit artikel krijg je een concreet stappenplan en voorbeeldteksten om professioneel maar daadkrachtig te incasseren.

Het 3-stappen incassoproces

Stap 1: Vriendelijke herinnering (3-5 dagen na vervaldatum)

De eerste herinnering is informeel. Misschien is de factuur simpelweg over het hoofd gezien.

Voorbeeldtekst:

Onderwerp: Herinnering factuur [nummer] van [datum]

Beste [naam],

Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik wil je er even aan herinneren dat factuur [nummer] met een bedrag van [bedrag] euro op [vervaldatum] vervallen is. Mogelijk is deze over het hoofd gezien.

Zou je de betaling willen voldoen? Je vindt de factuur in de bijlage.

Alvast bedankt en met vriendelijke groet, [Jouw naam]

Stap 2: Formele aanmaning (14 dagen na vervaldatum)

Als de vriendelijke herinnering niet werkt, schakel je over op een formele toon. Vermeld nu de wettelijke rente.

Voorbeeldtekst:

Onderwerp: Aanmaning factuur [nummer] -- tweede herinnering

Beste [naam],

Op [datum] heb ik je een herinnering gestuurd voor factuur [nummer] van [bedrag] euro. Helaas heb ik nog geen betaling ontvangen.

Ik verzoek je vriendelijk doch dringend om het openstaande bedrag binnen 7 dagen te voldoen. Na deze termijn ben ik genoodzaakt wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten.

Met vriendelijke groet, [Jouw naam]

Stap 3: Incasso of juridische stappen (30+ dagen)

Als ook de aanmaning niet werkt, heb je meerdere opties:

• Incassobureau inschakelen -- zij nemen het over, kosten zijn voor de debiteur
• Rechtsbijstandverzekering -- als je die hebt, neem contact op
• Kantonrechter -- voor bedragen tot 25.000 euro kun je zelf een dagvaarding laten uitbrengen

Wettelijke rente berekenen

Bij te late betaling van een zakelijke factuur mag je de wettelijke handelsrente in rekening brengen. In 2026 is dit percentage te vinden op de website van de Rijksoverheid.

Daarnaast mag je buitengerechtelijke incassokosten rekenen. Het minimumbedrag is 40 euro.

Tips voor preventie

Voorkomen is beter dan genezen:

• Stel duidelijke betalingstermijnen -- 14 dagen voor consumenten, 30 dagen voor bedrijven
• Stuur facturen direct na afronding van het werk
• Overweeg een aanbetaling bij grotere projecten
• Gebruik automatische herinneringen via je boekhoudprogramma

Veelgestelde vragen

Moet ik BTW afdragen over een onbetaalde factuur? Ja, je draagt BTW af op basis van het factuurdatum, niet de betaaldatum. Bij oninbare vorderingen kun je de BTW terugvragen.

Hoeveel herinneringen moet ik sturen voor ik naar een incassobureau ga? Minimaal twee: een vriendelijke herinnering en een formele aanmaning. Geef bij elke stap een redelijke betalingstermijn.

Mag ik stoppen met werken als een klant niet betaalt? Ja, als je contract dit toestaat. Leg dit altijd vast in je algemene voorwaarden.