Algemene Voorwaarden Opstellen als Freelancer: Wat Moet Erin?

Algemene voorwaarden zijn de kleine lettertjes van je bedrijf. Ze beschermen je tegen risico's, voorkomen discussies met opdrachtgevers en geven je een juridische basis als er iets misgaat. Toch werken veel freelancers zonder algemene voorwaarden, of gebruiken ze een template dat niet past bij hun situatie. In dit artikel lees je welke clausules essentieel zijn, hoe je ze opstelt en hoe je ervoor zorgt dat ze juridisch geldig zijn.

Waarom heb je algemene voorwaarden nodig?

Algemene voorwaarden zijn niet wettelijk verplicht, maar ze verkleinen de risico's die je als zelfstandig ondernemer loopt aanzienlijk. Ze bieden bescherming op meerdere vlakken.

Aansprakelijkheidsbeperking: zonder algemene voorwaarden kun je voor het volledige schadebedrag aansprakelijk worden gesteld als er iets misgaat. Met de juiste clausule beperk je je aansprakelijkheid tot een redelijk bedrag.

Duidelijke betalingsafspraken: je legt vast wanneer de klant moet betalen, wat er gebeurt bij te late betaling en welke rente je in rekening brengt. Dit voorkomt eindeloze discussies over betalingstermijnen.

Bescherming van je werk: je bepaalt wat er met je intellectueel eigendom gebeurt. Gaan de rechten over op de klant na betaling, of behoud je zelf de rechten?

Professionele uitstraling: een freelancer met goede algemene voorwaarden komt professioneler over. Het laat zien dat je je bedrijf serieus neemt.

Welke clausules moeten erin?

1. Toepasselijkheid

Beschrijf op welke overeenkomsten je algemene voorwaarden van toepassing zijn. Geef aan dat jouw voorwaarden prevaleren boven die van de opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2. Offertes en aanbiedingen

Vermeld dat offertes vrijblijvend zijn en hoe lang ze geldig zijn. Geef aan wanneer een overeenkomst tot stand komt, bijvoorbeeld na schriftelijke bevestiging of ondertekening van de offerte.

3. Uitvoering van de opdracht

Beschrijf hoe je de opdracht uitvoert. Vermeld dat je de opdracht naar beste inzicht en vermogen uitvoert, maar dat het een inspanningsverplichting betreft en geen resultaatsverplichting. Dit is een belangrijk verschil dat je beschermt als het eindresultaat niet exact aan de verwachtingen voldoet.

4. Betalingsvoorwaarden

Leg de betalingstermijn vast. De wettelijke standaard is 30 dagen, maar veel freelancers hanteren 14 dagen. Beschrijf wat er gebeurt bij te late betaling:

• Herinneringsproces: na hoeveel dagen stuur je een herinnering
• Wettelijke rente: je mag wettelijke handelsrente in rekening brengen bij zakelijke klanten
• Incassokosten: bij uitblijven van betaling komen de incassokosten voor rekening van de opdrachtgever
• Opschortingsrecht: je mag je werkzaamheden opschorten als een factuur niet is betaald

5. Aansprakelijkheid

Dit is een van de belangrijkste clausules. Beperk je aansprakelijkheid tot:

• Het bedrag dat je verzekering uitkeert, of
• Het factuurbedrag van de betreffende opdracht, of
• Een vast maximumbedrag

Sluit gevolgschade, indirecte schade en gederfde winst uit. Dit beschermt je tegen claims die veel hoger zijn dan de waarde van de opdracht. Zorg dat je ook een goede aansprakelijkheidsverzekering hebt als vangnet.

6. Overmacht

Beschrijf wat er gebeurt als je door overmacht niet kunt leveren. Overmacht omvat situaties die buiten je macht liggen, zoals ziekte, natuurrampen, overheidsmaatregelen of ICT-storingen. Geef aan dat je bij overmacht je verplichtingen mag opschorten zonder schadevergoeding.

7. Intellectueel eigendom

Bepaal wie de rechten krijgt op het geleverde werk. Gebruikelijk is dat het intellectueel eigendom overgaat op de klant na volledige betaling. Je kunt ook bepalen dat je het werk mag gebruiken voor je portfolio. Lees meer over dit onderwerp in ons artikel over intellectueel eigendom als freelancer.

8. Geheimhouding

Neem een geheimhoudingsbepaling op. Je belooft vertrouwelijke informatie van de klant niet te delen met derden, en de klant doet hetzelfde met jouw bedrijfsgevoelige informatie.

9. Klachten en geschillen

Beschrijf hoe klachten moeten worden ingediend (schriftelijk, binnen een bepaalde termijn) en hoe geschillen worden opgelost. Kies voor Nederlands recht als toepasselijk recht en benoem de bevoegde rechtbank.

10. Opzegging en annulering

Leg vast onder welke voorwaarden de overeenkomst kan worden opgezegd en wat er gebeurt bij voortijdige beeindiging. Bepaal of er annuleringskosten gelden en hoe reeds uitgevoerd werk wordt afgerekend.

Hoe stel je ze op?

Optie 1: Zelf schrijven met een template

Er zijn gratis templates beschikbaar via onder meer de KvK, ZZP Nederland en diverse juridische websites. Het voordeel is dat het gratis is. Het nadeel is dat een template niet is afgestemd op jouw specifieke situatie en branche.

Optie 2: Juridische generator

Online tools zoals die van RocketLawyer en Juridische Supermarkt genereren op maat gemaakte voorwaarden op basis van je antwoorden. Kosten: 50 tot 200 euro voor een set voorwaarden.

Optie 3: Jurist inschakelen

De meest betrouwbare optie. Een jurist stelt voorwaarden op die precies passen bij jouw werkzaamheden en risico's. Kosten: 300 tot 800 euro, maar dit is een eenmalige investering die je jarenlang beschermt.

Deponeren bij de KvK

Je kunt je algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit is niet verplicht, maar heeft voordelen. Bij een geschil kun je altijd aantonen welke versie van je voorwaarden gold op een bepaald moment. De kosten bedragen 18,25 euro per deponering per kalenderjaar.

Een alternatief is je voorwaarden publiceren op je website en ze meesturen met elke offerte. Het belangrijkste is dat je klant de voorwaarden heeft ontvangen en geaccepteerd voordat de overeenkomst ingaat.

Ter hand stellen: de juridische vereiste

Hier maken veel freelancers een fout. Het is niet voldoende om in je contract te vermelden dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn. Je moet ze ook daadwerkelijk ter hand stellen, dat wil zeggen: de klant moet ze hebben ontvangen voordat of op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten.

Hoe doe je dat correct?

• Stuur je voorwaarden mee als bijlage bij je offerte of opdrachtbevestiging
• Verwijs in je offerte expliciet naar de voorwaarden en benoem dat ze zijn bijgevoegd
• Bij herhaalde opdrachten voor dezelfde klant hoef je ze niet elke keer opnieuw te sturen, mits de klant ze eerder heeft ontvangen

Als je de voorwaarden niet correct ter hand stelt, kan de klant ze vernietigen. Dat betekent dat ze juridisch niet van toepassing zijn, ook al staan ze in je contract.

Veelgestelde vragen

Gelden mijn voorwaarden ook voor buitenlandse klanten? Dat hangt af van het toepasselijk recht. Als je in je voorwaarden Nederlands recht hebt gekozen, gelden ze in principe ook voor buitenlandse klanten, maar de handhaving kan lastiger zijn.

Hoe vaak moet ik mijn voorwaarden bijwerken? Controleer ze jaarlijks en pas ze aan bij veranderingen in je werkzaamheden, wetgeving of branchestandaarden. Deponeer de nieuwe versie opnieuw bij de KvK als je dat eerder hebt gedaan.

Kan een klant mijn voorwaarden weigeren? Ja. De klant kan voorwaarden weigeren of eigen voorwaarden voorstellen. In dat geval onderhandel je tot jullie het eens zijn, of je besluit de opdracht niet aan te nemen.

Zijn er branche-specifieke voorwaarden? Ja. Voor sommige beroepsgroepen bestaan standaardvoorwaarden, zoals de DNR voor ontwerpers en de FENIT-voorwaarden voor ICT. Deze zijn opgesteld door brancheorganisaties en bieden een goede basis.