Aanmaning Sturen als Freelancer: Stappenplan van Herinnering tot Incasso

Je hebt je werk opgeleverd, de factuur verstuurd en de betalingstermijn is verstreken. Maar het geld staat nog steeds niet op je rekening. Als freelancer is dit een van de meest frustrerende situaties. Gelukkig kun je er zelf iets aan doen. In dit artikel lees je precies hoe je een aanmaning stuurt, welke stappen je volgt en welke kosten je mag doorberekenen in 2026.

Het verschil: betalingsherinnering vs. aanmaning

Veel freelancers gebruiken de termen door elkaar, maar er is een belangrijk verschil:

• Betalingsherinnering: een vriendelijk bericht dat de factuur nog openstaat. Geen juridische status, maar vaak voldoende om de betaling los te krijgen.
• Aanmaning (ook wel sommatiebrief of ingebrekestelling): een formele brief waarin je de debiteur een laatste termijn geeft om te betalen, met vermelding van de gevolgen bij niet-betaling. Dit is de juridische basis voor het vorderen van rente en incassokosten.

De betalingsherinnering is stap 1, de aanmaning stap 2. Beide zijn onderdeel van een professioneel incassotraject.

Stap 1: De betalingsherinnering

Stuur een betalingsherinnering zodra de betalingstermijn verstreken is, doorgaans 3 tot 5 werkdagen na de vervaldatum. Houd de toon vriendelijk en zakelijk. Soms is een factuur simpelweg over het hoofd gezien of ligt er een administratief probleem.

Wat erin moet staan:

• Verwijzing naar het factuurnummer en de oorspronkelijke vervaldatum
• Het openstaande bedrag
• Een nieuwe betalingstermijn (7 tot 14 dagen)
• Je bankgegevens voor de zekerheid

Een betalingsherinnering per e-mail is prima. Veel boekhoudprogramma's kunnen dit automatisch versturen. Lees ons artikel over betalingsherinneringen met voorbeeldteksten voor concrete templates.

Stap 2: De aanmaning

Heeft de herinnering na twee weken geen effect? Dan is het tijd voor een formele aanmaning. Dit is waar het juridisch wordt.

Wat moet er in een aanmaning staan?

Een geldige aanmaning bevat de volgende elementen:

1. Het woord "aanmaning" of "ingebrekestelling" — duidelijk zichtbaar bovenaan
2. Verwijzing naar eerdere communicatie — de factuur en de betalingsherinnering
3. Het exacte openstaande bedrag — inclusief factuurnummer
4. Een betalingstermijn van 14 dagen na ontvangst van de brief
5. Gevolgen van niet-betaling — wettelijke rente, incassokosten en eventuele juridische stappen
6. Je bankgegevens — zodat er geen excuus is om niet te betalen

Aangetekend versturen

Stuur de aanmaning bij voorkeur aangetekend. Zo kun je bewijzen dat de debiteur de brief heeft ontvangen. Dit is niet wettelijk verplicht, maar het versterkt je positie als het tot een juridisch geschil komt. Stuur daarnaast ook een kopie per e-mail, zodat de debiteur direct op de hoogte is.

Zakelijke klant vs. consument: verschil in regels

Er is een belangrijk juridisch verschil:

Bij zakelijke klanten (B2B):

• Je mag direct bij de aanmaning incassokosten in rekening brengen
• De wettelijke handelsrente van 10,15% (2026) is verschuldigd vanaf de dag na de vervaldatum
• Een voorafgaande kosteloze herinnering is niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig

Bij consumenten (B2C):

• Je bent verplicht eerst een kosteloze 14-dagenbrief te sturen
• Pas na het verstrijken van die 14 dagen mag je incassokosten berekenen
• De wettelijke rente (niet-handelsrente) bedraagt 4% in 2026

De meeste freelancers werken B2B, waardoor de soepelere regels gelden.

Welke kosten mag je doorberekenen?

Bij een aanmaning aan een zakelijke klant mag je twee soorten kosten in rekening brengen:

Wettelijke handelsrente

De wettelijke handelsrente bedraagt in 2026 10,15% op jaarbasis. Je mag deze rente berekenen vanaf de dag na de oorspronkelijke vervaldatum van de factuur. Belangrijk sinds de inwerkingtreding van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki): je moet de opbouw van de rente inzichtelijk en verifieerbaar maken voor de debiteur.

Buitengerechtelijke incassokosten (BIK)

De incassokosten worden berekend volgens een wettelijke staffel:

• 15% over de eerste €2.500
• 10% over de volgende €2.500 (tot €5.000)
• 5% over de volgende €5.000 (tot €10.000)
• 1% over de volgende €190.000
• 0,5% over het meerdere

Het minimum is altijd €40. Bij een openstaande factuur van €1.500 mag je dus 15% x €1.500 = €225 aan incassokosten in rekening brengen.

Stap 3: Incasso

Reageert je klant na de aanmaning nog steeds niet? Dan heb je drie opties:

Optie A: Zelf incasseren

Je stuurt nog een laatste sommatie met de mededeling dat je een incassobureau of deurwaarder inschakelt als er niet binnen 5 werkdagen wordt betaald. Soms is die dreiging voldoende.

Optie B: Incassobureau inschakelen

Een incassobureau neemt het incassotraject over. De kosten worden doorgaans verhaald op de debiteur. Kies een bureau dat is aangesloten bij de NVI (Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen) en werkt onder de Wki.

Optie C: Juridische procedure

Via een dagvaardingsprocedure bij de kantonrechter kun je een vonnis laten uitspreken. Bij bedragen tot €25.000 heb je geen advocaat nodig. De deurwaarderskosten en griffierechten komen voor rekening van de verliezende partij.

De klantrelatie bewaken

Het lastigste aspect van aanmanen is de balans tussen je geld ophalen en de relatie met je klant niet verpesten. Een paar tips:

• Bel eerst: voordat je een formele aanmaning stuurt, bel je klant even op. Misschien is er een misverstand of een cashflowprobleem. Een telefoontje lost meer op dan een boze brief.
• Stel een betalingsregeling voor: als je klant niet in één keer kan betalen, bied dan een betalingsregeling aan. Beter in termijnen betaald dan helemaal niet.
• Scheid de emotie van het proces: het gaat niet om ruzie, het gaat om je geld. Houd je communicatie zakelijk.
• Leg alles schriftelijk vast: ook als je telefonisch afspraken maakt, bevestig ze per e-mail.

Voorkom problemen: tips voor je factuurproces

De beste aanmaning is er een die je nooit hoeft te sturen. Preventie begint bij je factuurproces:

• Vermeld een duidelijke betalingstermijn op elke factuur (14 of 30 dagen)
• Stuur je factuur op tijd — direct na oplevering, niet weken later
• Gebruik een boekhoudprogramma met automatische herinneringen
• Spreek in je freelance contract af wat er gebeurt bij te laat betalen
• Neem een bepaling op over wettelijke rente en incassokosten in je algemene voorwaarden

Veelgestelde vragen

Mag ik incassokosten berekenen zonder aanmaning? Bij zakelijke klanten technisch gezien wel, maar het is verstandig om eerst een formele aanmaning te sturen. Bij consumenten ben je wettelijk verplicht om eerst een 14-dagenbrief te sturen.

Hoeveel aanmaningen moet ik sturen? Wettelijk is er geen minimaal aantal. Eén formele aanmaning volstaat juridisch. In de praktijk werkt een opbouw van herinnering naar aanmaning naar incasso het beste.

Kan ik het werk stopzetten als er niet betaald wordt? Ja, bij een lopende opdracht kun je het werk opschorten totdat er betaald is. Dit heet een retentierecht of opschortingsrecht. Vermeld dit wel in je contract of algemene voorwaarden.